顧客情報を管理するCRMシステムですが、高価な専用のアプリケーションを使わなくても、エクセルで活用することも可能です。CRMをエクセルで活用する場合、どのようなメリットや注意点などがあるのかを考えてみましょう。
CRMをエクセルで活用するメリット
本格的なCRMと比べて、どのようなメリットがあるのかをご紹介します。
導入費用が安い
CRMを本格導入する場合、初期費用や運用費用が多額になることがあります。エクセルは今ではほとんどのパソコンに導入されていますので、ちょっとしたプログラムを組んだとしてもそれほど費用はかかりません。
使いやすい
エクセルは今やビジネスでは当たり前のツールです。CRMで使う場合でも、基本的な操作は従来のエクセルと大きく変わることはありません。そのため、特別な研修などを行わなくても、直感的に使うこともできます。
テンプレートがたくさんある
CRMをエクセルで使うためのテンプレートは、たくさんネット上に出ています。そのほとんどが無料で使えるものなので、いろいろと試してみて自分に合ったものを活用するといいでしょう。
CRMをエクセルで活用するときの注意点
メリットはたくさんあっても、注意しなければいけないポイントもあるので、しっかりとおさえておきましょう。
入力項目と関連性がつかみにくい
エクセルでのCRM管理は、名簿管理の延長のようなもの。そのため、どの顧客がどのようなつながりを持ち、案件ごとにどのような販売戦略を立てればよいか、というような関連性を見ることは困難です。
一元管理が難しい
エクセルは一度に複数の人が操作をすることが困難なソフトウェアです。一人がCRMデータを編集をしている最中に、別の人が上書きをしてしまうと、編集中のデータには反映されません。
そのため、入力する人を決めて一人が操作をするか、一台のパソコンに複数人が入力するか、といった措置が必要となります。
すぐに入力できない
エクセルでは一元管理が難しいため、オペレーターが顧客対応してすぐにCRMデータを入力、というようなことが難しくなります。そのため、最新の情報を反映するまでのタイムラグが生じ、判断を下すのに時間がかかることもあります。
エクセルでCRMを活用する場合
エクセルでCRMを活用するときに、どのような場合で使えばよいのかをご紹介します。
顧客数が少なく入力項目も少ない
まだ事業を立ち上げたばかりで、顧客数も必要となる顧客データ項目も少ないときには、エクセルの活用で十分です。いきなりCRMを本格導入する前に、エクセルでの活用を検討するのもいいでしょう。
活用する人数が少ない
数名の小さな事業所であれば、エクセルによるCRMデータの一元管理もそれほど難しくないでしょう。限られた人しか入力しないような状況にしておき、データを常に最新のものに保っておくことも検討してください。
入力項目が限定される
エクセルでのCRM管理を行う場合、必ず目的を明確にしてください。そうすることで、入力項目が限定され管理するデータも少なくなります。
たとえば、メールマガジンやステップメールの発行を目的とするならば、名前とメールアドレス、購入時期と品目といった程度のデータでも十分活用できます。
また、顧客データの流出といった危険性もあるので、余計な顧客データは持っておかないほうがよいでしょう。
事業規模に応じてCRMの本格導入を
事業規模が大きくなり、顧客数やオペレーターも増えてきたら、CRMの本格導入を検討してみましょう。エクセルにはできないデータの一元管理や、顧客情報の可視化、アドバイスツールといった営業サポートも可能になります。
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